Welk werk kun je automatiseren? Zo herken je het
Niet alles hoeft automatisch. Drie vragen waarmee je zelf bepaalt of een taak het waard is, plus een rekensom die laat zien wanneer het zich terugverdient.
"Alles kan geautomatiseerd worden" is technisch waar en praktisch nutteloos. De vraag is niet wat kán, maar wat het waard is. Hier zijn drie vragen waarmee je dat zelf bepaalt.
Vraag 1: gaat het volgens vaste stappen?
Kun je opschrijven wat je doet, in stappen die elke keer hetzelfde zijn? Dan kan een computer het overnemen. Zit er in elke stap een oordeel ("hangt ervan af", "dat voel je wel"), dan wordt het duur en fragiel.
Goed: factuur binnen → bedrag en leverancier eruit halen → in de boekhouding zetten → in de map van dat jaar opslaan.
Lastig: klant belt boos → inschatten wat er speelt → bepalen wat we aanbieden. Daar wil je ook helemaal geen computer.
Vraag 2: hoe vaak gebeurt het?
Een taak die één keer per jaar terugkomt, is bijna nooit de moeite waard om te automatiseren. Eén keer per week wel. Eén keer per dag zeker.
Reken het gewoon uit:
Rekensom
Aantal keer per week × minuten per keer × 46 werkweken ÷ 60 = uren per jaar.
Een taak van 20 minuten die vijf keer per week gebeurt: 5 × 20 × 46 ÷ 60 = ruim 76 uur per jaar. Tegen een uurtarief van 60 euro is dat 4.600 euro. Een automatisering van 1.500 euro is dan binnen vier maanden terugverdiend.
Meet die minuten wel echt. Vraag degene die het doet om het een week bij te houden. Schattingen zitten er structureel naast, meestal aan de lage kant.
Vraag 3: wat kost een fout?
Handwerk gaat mis. Een cijfer verkeerd overgetypt, een regel overgeslagen, de verkeerde klant gemaild. Bij een voorraadlijst valt dat mee. Bij facturatie of loonadministratie kost één fout je meer dan de automatisering had gekost.
Hoe vervelender een fout, hoe eerder automatiseren de moeite waard is, ook als er weinig tijd mee gemoeid is.
Waar het meestal begint
De taken die we in het mkb het vaakst tegenkomen:
- Facturen inlezen: bedrag, leverancier en btw eruit halen en doorzetten naar de boekhouding.
- Gegevens tussen systemen overzetten: een order die in drie systemen apart ingevoerd wordt.
- Terugkerende documenten: offertes, werkbonnen, contracten die uit een sjabloon met gegevens gevuld worden.
- Rapportages: het maandoverzicht dat iemand elke maand met de hand in Excel bouwt.
- Urenregistratie: briefjes die overgetypt worden naar de planning en de facturatie.
Begin klein
De verleiding is groot om alles tegelijk aan te pakken. Doe dat niet. Automatiseer één proces, laat het een maand draaien, en kijk dan of het echt oplevert wat je dacht.
Zorg ook altijd dat je terug kunt. Als de automatisering hapert, moet iemand het die dag nog met de hand kunnen doen. Een proces dat volledig stilvalt omdat er een koppeling stuk is, is geen verbetering.
Kort samengevat
- Vaste stappen? Dan kan het. Oordeelsvermogen nodig? Dan niet.
- Meet hoe vaak en hoe lang, want schattingen kloppen niet.
- Reken uit wanneer het zich terugverdient voor je begint.
- Hoe duurder een fout, hoe eerder het de moeite waard is.
- Eén proces tegelijk, en altijd een terugvaloptie.
Hulp nodig hierbij?
Wij regelen dit soort dingen voor mkb-bedrijven in Zuid-Holland. Begin met de gratis IT-scan. Een kwartier, en je weet waar je staat.
// verder lezen
Andere artikelen
De verplichtingen-tijdlijn: wat staat vast en wat is een gerucht?
Cyberbeveiligingswet, e-facturatie via Peppol, ViDA: alles wat er echt is besloten op een rij, met datum en bron. Wordt bijgewerkt zodra er iets verandert.
De Cyberbeveiligingswet is ingegaan. Val jij eronder?
Ruim 8.000 organisaties vallen er direct onder. Veel meer bedrijven krijgen ermee te maken omdat hun grote klanten hen gaan doorlichten. Zo weet je waar je staat.